Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği

KÜLCÜ UZUN, Hande; KÜLCÜ, Özgür

Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği

Özgür KÜLCÜ, (Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Ankara, Türkiye)

Hande KÜLCÜ UZUN (Türkiye Kızılay Derneği Haberleşme ve Arşiv Müdürlüğü, Ankara, Türkiye)

Bilgi Dünyası

11 1

Yıl: 2010 Cilt: 11 Sayı: 1 Sayfa Aralığı: 22 - 48 Metin Dili: Türkçe İndeks Tarihi: 29-07-2022

Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği

Öz:

Kurumların idari sistemleri içerisinde tanımlanan belge yönetimi çalışmalarında başarı için, kurum içerisinde idari yapı ve belge uygulamalarına yönelik var olan kapasitenin analiz edilmesi oldukça önemlidir Bu kapsamda belge yönetimi alanında uluslararası ve ulusal koşulların değerlendirilmesi, belge işlemlerinde var olan durumu tanımlamak için analizlerin yapılması gerekmektedir. Çalışmada, Türkiye Kızılay Derneği (TKD) Haberleşme ve Arşiv Müdürlüğü ile İnsan Kaynakları Müdürlüğünde, Uluslararası Belge Yönetimi Vakfı ve Dünya Bankasının ortak çalışması sonucu geliştirilen Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi (RMCAS) ile ilgili yazılım programından yararlanılarak analizler yapılmıştır. Gerçekleştirilen analizlerle TKD’de belge işlemlerine yönelik var olan kapasite olanaklarının, sorunların ve beklentilerin tespit edilmesi amaçlanmıştır. Analizlerden elde edilen verilere göre; TKD içerisinde belge erişime dönük üst veri unsurlarının tanımlanmasında, erişim kısıtlamaları, değerlendirme ve imha işlemlerinde, denetim mekanizmalarının oluşturulmasında, uygulamaların birimlere yayılmasında sorunlar yaşandığı, ayrıca iletişim ve rutin yazışmalarda elektronik ortama geçişin öncelikli alanlardan biri olduğu ortaya çıkmıştır.

Anahtar Kelime: belge yönetimi Türkiye kızılay derneği kapasite kullanımı değerlendirme

Konular: Bilgi, Belge Yönetimi

Records management capacity assessment system: An example of the practice of Turkish Red Crescent Society

Öz:

In order to be successful in records management within the administrative systems of institutions, an analysis of the existing capacity in administrative bodies and records management applications is regarded as crucial. In this respect, an evaluation of both international and national preconditions together with an analysis of the existing conditions in records management is necessary. In this study, the mentioned analysis is carried out in order to identify the conditions and problems through Records Management Capacity Assessment System with a related software program. Being developed by the collaborative work of International Records Management Trust, and the World Bank. Empirical examination was made upon the related activities of Red Crescent Society of Turkey Directorship of Communication and Archives, and the Directorship of Human Resources. The analysis aimed at locating the capacity, problems and expectations in records management of the Society. The conclusions indicated that there are diffi culties in defi ning metadata for accessing records, in restrictions to access, evaluation and annihilation processes, and concerning the application of methods among the administrative units. Moreover founding an electronic base for communication and daily correspondence should be among the priorities.

Anahtar Kelime: turkish red crescent society capasity usage evaluation records management

Konular: Bilgi, Belge Yönetimi

Belge Türü: Makale Makale Türü: Araştırma Makalesi Erişim Türü: Erişime Açık

Australian Society of Archivists. (2005). New tools from the international records management. Electronic Records Special Interest Group Newsletter. 7 Eylül 2007 tarihinde http://www.archivists. org.au/fi les/Branch_and_SIG_pubs/ERSIG/ERSIG_Newsletter/200504_ERSIG_Newsletter.pdf adresinden erişildi.
Cain, P. (2002). Model requirement for the management of electronic records (MoReq): a critical evaluation. Records Management Journal, 12(1), 14-18
Demp, S. (2004). An introduction to records management capacity assessment system (RMCAS). Esarbicas Newsletter, October, 8-13.
Duff , W. ve McKemmish, S. (2000). Metadata and ISO Compliance. Information Management Journal, 34(1), 1-8.
European Union Interchange of Data between Administration (IDA) (2001). Model requirements for the management of electronic records (MoReq). 10 Mayıs 2006 tarihinde http://europa.eu.int/ ISPO/ida/jsps/index.jsp?fuseAction=show.Document&parent=whatsnew&documentID=413 adresinden erişildi.
Griffin, A. (2004).Records management capacity assessment system (RMCAS). Archival Science, 4, 71-97.
Hare, C. E. ve McLeod, J. (1997). Developing a record management programme. London: Aslib.
ISO 15489-1. (2001).International records management standard. Swistzerland: ISO/TC 46 Technical Committee:1-11. 17 Şubat 2006 tarihinde http//www.arxiversvalecians.org/document/ISO_ TR_15489-1pdf. adresinden erişildi.
ISO 15489-2. (2001)Technical report: International records management standard guidelines. Switzerland: ISO/TC 46 Technical Committee, 2001:1-24. 17 Şubat.2006 tarihinde http//www. arxiversvalecians.org/document/ISO_TR_15489-2pdf. adresinden erişildi
Penn, I. A., Mordel, A. ve Pennix, G. (1994). Record management handbook. Kelvin Smith: Gower.
Records Management Capacity Assessment System. (2004). International records management trust ‘Freeware’. 17 Şubar 2006 tarihinde http://www.irmt.org;http://www.nationalarchives. gov.uk/RMCAS adresinden erişildi.
Records Management Capacity Assessment System: User Guide. (2005). International records management trust. Version 1,4. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.nationalarchives.gov.uk/ rmcas/documentation/rmcas_user_guide.pdf adresinden erişildi.
Records Management Capacity Assessment System. (2007). National archives of England. 22 Ağustos 2007 tarihinde http://www.nationalarchives.gov.uk/RMCAS/ adresinden erişildi
Smith, R.J. ve Kallaus N.F. (1997). Records management. Cincinnati, OH: South Western Education Publishing.
Spratt. (2004). Records management: the next ten years. RDIMS (Records, documents and image management systems). Canadian Federal Government Shared System Initiative. 8 Haziran 2006 tarihinde https://www.rdims.com/Documents/WhitePaper-RecordsManagement-The NextTenYears.doc adresinden erişildi.
Thurston, A. (2005). Fostering trust and transparency through information systems. ACARM Newsletter, 36, 1-5.

APA	KÜLCÜ Ö, KÜLCÜ UZUN H (2010). Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. , 22 - 48.
Chicago	KÜLCÜ Özgür,KÜLCÜ UZUN Hande Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. (2010): 22 - 48.
MLA	KÜLCÜ Özgür,KÜLCÜ UZUN Hande Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. , 2010, ss.22 - 48.
AMA	KÜLCÜ Ö,KÜLCÜ UZUN H Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. . 2010; 22 - 48.
Vancouver	KÜLCÜ Ö,KÜLCÜ UZUN H Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. . 2010; 22 - 48.
IEEE	KÜLCÜ Ö,KÜLCÜ UZUN H "Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği." , ss.22 - 48, 2010.
ISNAD	KÜLCÜ, Özgür - KÜLCÜ UZUN, Hande. "Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği". (2010), 22-48.

APA	KÜLCÜ Ö, KÜLCÜ UZUN H (2010). Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası, 11(1), 22 - 48.
Chicago	KÜLCÜ Özgür,KÜLCÜ UZUN Hande Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası 11, no.1 (2010): 22 - 48.
MLA	KÜLCÜ Özgür,KÜLCÜ UZUN Hande Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası, vol.11, no.1, 2010, ss.22 - 48.
AMA	KÜLCÜ Ö,KÜLCÜ UZUN H Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası. 2010; 11(1): 22 - 48.
Vancouver	KÜLCÜ Ö,KÜLCÜ UZUN H Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği. Bilgi Dünyası. 2010; 11(1): 22 - 48.
IEEE	KÜLCÜ Ö,KÜLCÜ UZUN H "Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği." Bilgi Dünyası, 11, ss.22 - 48, 2010.
ISNAD	KÜLCÜ, Özgür - KÜLCÜ UZUN, Hande. "Belge yönetimi kapasite değerlendirme sistemi: Bir uygulama örneği olarak Türkiye Kızılay Derneği". Bilgi Dünyası 11/1 (2010), 22-48.