Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme

ÇİÇEK, NİYAZİ

Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme

Niyazi ÇİÇEK (İstanbul Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, İstanbul, Türkiye)

Bilgi Dünyası

2 1

Yıl: 2011 Cilt: 12 Sayı: 1 Sayfa Aralığı: 87 - 104 Metin Dili: Türkçe İndeks Tarihi: 29-07-2022

Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme

Öz:

Türkiye’de elektronik belge kullanımı, Elektronik İmza Kanunu’nun çıkmasının ardından daha da yaygınlaşmıştır. Ancak, bu olumlu gelişme bazı problemleri de beraberinde getirmiştir. Son dönemde bu belgelerin uzun süreli saklanmaları durumunda özgünlüklerini muhafaza edemeyecekleri sorunu tartışılmaktadır. Bu sorunun sebebi elektronik belgelerin iletilmeleri sırasında bazı form özelliklerinin kaybolması, belgenin ait olduğu dosya ve diğer belgelerle ilişkisinin kopması gibi ihtimallerdir. Bu sorunlardan biri de “elektronik belgelerin arşivsel bağının kurulamaması” meselesidir. Arşivsel bağ, bir belgenin form özelliklerini kullanarak üreticisi ve aynı fonksiyon kapsamındaki diğer belgelerle olan ilişkisini tespit edebilmektir. Bu bağın ortaya çıkarılmasında kullanılan önemli bir araç diplomatik metottur. Elektronik belgenin arşivsel bağı, onun üretildiği yazılım, zaman damgası, elektronik imza sahibi, imza güvenliğini sağlayan elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ve üstveri elemanları gibi birçok etken göz önünde bulundurularak analiz edilir. Bu araştırmada, diplomatik metodun elektronik belgelerin özgünlüğünü tespit için kullanılacak arşivsel bağa katkısı incelenmiştir.

Anahtar Kelime: doküman analizi e-belgeler belge yönetimi arşiv sistemleri Türkiye doküman tipolojisi diplomatic analiz arşivler elektronik belge yönetimi

Konular: Bilgi, Belge Yönetimi

Diplomatic analysis of electronic records and Its significance in establishing archival bond: a review in the light of applications in Turkey

Öz:

The widespread use of electronic records in Turkey is achieved only after the promulgation of a new law regarding to electronic signature. However, this positive development has also brought certain problems. It is debated whether or not these records can maintain their authenticity if they are to be preserved for extended periods. This problem is closely related with the possibility that, in case that they are delivered in an electronic environment some form features can be lost, the electronic signature might become invalid, and the record can be detached from the file it actually belongs to. One of these problems lies in thef lack of electronic records’ archival bond. Archival bond implies the determination of the nature of relationship between the creator of a record and other records that have more or less the same function. Diplomatic method is regarded as a significant means of specifying this bond. In examining the archival bond of electronic records, several factors are to be taken into consideration, including its software within which it was initiated, its time stamp, the owner of electronic signature, electronic certification service to secure the signature and also metadata elements. This study seeks to indicate the contribution of diplomatic method to archival bond to be used for the evaluation of the authenticity of electronic records.

Anahtar Kelime: archival systems Turkey document typology diplomatic analysis archives electronic records management document analysis e-documents records management

Konular: Bilgi, Belge Yönetimi

Belge Türü: Makale Makale Türü: Araştırma Makalesi Erişim Türü: Erişime Açık

American National Standards Institute-Association for Information Management Professionals (2007). The Digital records conversion process: Program planning, requirements, prosedures. 10 Nisan 2011 tarihinde http://www.arma.org/standards/DigitalConversion.cfm adresinden erişildi.
Artuk, M. E., Gökcen, A. ve Yenidünya, A. C. (2006). 5237 Sayılı kanuna göre ceza hukuku özel hükümler ( 7. bs). Ankara: Turhan Kitapevi.
Ataman, B. K. (2008). Enformasyon bilimlerine fütüristik yaklaşım. Bilgi Dünyası, 9(1), 67-89.
Bartlett, N. (1996). Diplomatics for photographic images: academic exoticism?. American Archivist, 59/4 (Fall), 486-494.
Beder, F. (2005). Elektronik belge yönetimi sistemi ve Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası örneği. Uzmanlık yeterlilik Tezi, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası İletişim Genel Müdürlüğü, Ankara. 22 Mart 2010 tariihinde http://www.tcmb.gov.tr/kutuphane/TURKCE/tezler/ adresinden erişildi.
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu. (2010). 5 Ocak 2010 tarihinde http://www.tk.gov.tr/ adresinden erişildi.
Çiçek, N. (2009). Modern belgelerin diplomatiği. İstanbul: Derlem.
Delmas B. (1996). Manifesto for a contemporary diplomatics: From institutional documents to organic information. American Archivist, 59/4 (Fall), 438-452.
Duranti, L. (1997). The Archival bond. Archives and Museum Informatics, 11, 213-218.
Duranti, L. (1998). Diplomatics: new uses for an old science. Lanham: Society of American Archivists.
Duranti, L. (2009). From digital diplomatics to digital records forensic. Archivaria, 68 (Fall), 39-66.
Duranti, L. ve Guercio, M. (1997). Research issues in archival bond. Electronic Records Meeting’de sunulan bildiri. 23 Aralık 2009 tarihinde http://www.archimuse.com/erecs97/s1-ld-mg.HTM adresinden erişildi.
Duranti, L. ve MacNeil, H. (1996). The Protection of the integrity of electronic records: An overview of the UBC-MAS research project. Archivaria, 42(Fall), 46-67.
Electronic records management handbook. (2007). 26 Ağustos 2009 tarihinde http://www.osp.dgs. ca.gov/recs/erm-toc.htm adresinden erişildi.
Elektronik belge yönetimi. (2009). Türkiye Bilişim Derneği Web sitesinden 10 Nisan 2011 tarihinde erişildi: http://eski.tbd.org.tr/resimler/ekler/6e19e830859f2cb_ ek.pdf?tipi=27&turu=X&sube=0
Elektronik İmza Kanunu. (2004, 23 Ocak). T. C. Resmi Gazete, (25355). 5 Ocak 2009 tarihinde http:// www.tk.gov.tr/eimza/eimza_yasasi.htm adresinden erişildi.
Esteva, M., Xu, W., Sreevelsan-Nair, J., Athalye, A. ve Hade, M. (2009). Finding narratives of activities through archival bond in electronically stored information (ESI). DESI III Global E-Discovery/EDisclosure Workshop: A Pre-Conference Workshop at the 12th International Conference on Artifi cial Intelligence and Law ‘da sunulan bildiri. 13 Ocak 2010 tarihinde http://www.law.pitt. edu/DESI3_Workshop/Papers/DESI_III.Esteva-Xu-Nair.pdf adresinden erişildi.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (1999). The International research on permanent authentic records in electronic systems. 15 Ocak 2010 tarihinde http://www.interpares.org/ip_director_ welcome.cfm adresinden erişildi.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2000a). Authenticity task force: Lineage of elements included in the template for analysis (pre-InterPARES): from traditional diplomatics to contemporary archival diplomatics. 23 Kasım 2007 tarihinde http://www.interpares.org/documents/interpares_ResearchMethodologyStatement.pdf adresinden erişildi.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2000b). Authenticity task force: Research methodology statement. 23 Kasım 2007 tarihinde http://www.interpares.org/documents/interpares_ResearchMethodologyStatement.pdf adresinden erişildi.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2000c). Authenticity task force: Appendix 2: Template for analysis. 2 Ocak 2010 tarihinde http:// www.interpares.org/display_fi le.cfm?doc=ip1_ template_for_analysis.pdf adresinden erişildi.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems Project. (2002). Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. 12 Ocak 2010 tarihinde http:// www.interpares.org/documents/InterPARES%20Glossary%202002-1.pdf adresinden erişildi.
Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi referans modeli (V.2.0). Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
Kamusm.gov.tr. (2011). 9 Nisan 2011 tarihinde http://www.kamusm. gov.tr/ adresinden erişilmiştir.
Kunde, N. (2009). Getting it done – collaboration and development of the digital records conversion standart. American Archivist, 72 (Spring-Summer), 146-159.
Külcü, Ö. ve Çakmak, T. (2009). Elektronik belge yönetimi üzerine InterPARES projesi ve Türkiye takımı faaliyetleri. Bilgi Dünyası, 10(2), 287-302.
McKemmish, S., Acland, G., Ward, N. ve Reed, B. (1999). Describing records in context in the continuum: the Australian recordkeeping metadata schema. Archivaria, 48 (Fall), 3-37. 12 Aralık 2009 tarihinde http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/ view/12715/13890 adresinden erişildi.
MacNeil, H. (2000). Trusting records: Legal, historical, and diplomatic perspectives. Dordrecht: Kluwer.
Maliye Bakanlığı. (2006, 11 Temmuz). Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Sıra no: 361. T.C. Resmi Gazete, http://www.alomaliye.com/verusullar.htm adresinden erişilmiştir.
Model Requirements for the Management of Electronic Records. (2008). MoReq specifi cation. 15 Nisan 2010 tarihinde http://www.cornwell. co.uk/moreqdocs/moreq.pdf adresinden erişildi.
Odabaş, H. (2009). E-devlet sürecinde elektronik belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi.
Öberg, L. M.ve Borglund, E. (2006). What are the characteristics of records? International Journal of Public Information Systems, 1, 55-76. 23 Ocak 2010 tarihinde http://www.ijpis.net/issues/ no1_2006/IJPIS_no1_ 2006_p4.pdf adresinden erişildi.
Storch, S. E. (1998). Diplomatics: Modern archival method or medieval artifac. American Archivist, 61 (Fall), 365-378.
Tarık, T. (2008). Adres kayıt sistemi ile kent bilgi sisteminin bütünleştirilmesi. Jeodezi, Jeoinformasyon ve Arazi Yönetimi Dergisi, 99, 13-22. 7 Ocak 2009 tarihinde http://www.hkmo.org.tr/resimler/ ekler/65e8a 413d0562de_ek.pdf adresinden erişildi.
Türk Standartları Enstitüsü. (2007). Bilgi ve dokümantasyon-elektronik belge yönetimi. Ankara: Yazar. (TS 13298: 2007).
Türk Standartları Enstitüsü (TSE). (2009). Elektronik belge yönetimi. Ankara: Yazar. (TS 13298: 2009).
Telekomünikasyon Kurumu. (2005, 6 Ocak). Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında (25692). 5 Ocak 2009 tarihinde http://www.mevzuat.adalet.gov.tr/ html/23061.html adresinden erişildi.
Vergi Usul Kanunu. (1961, 4 Ocak). T.C. Resmi Gazete, ( 10703-10705). 11 Ağustos 2008 tarihinde http://www.mevzuat.adalet.gov.tr/html/1045.html adresinden erişildi.
Williams, C. (2005). Diplomatic attitudes: From Mabillon to metadata. Journal of the Society of Archives, 26(1), 1-24.

APA	ÇİÇEK N (2011). Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. , 87 - 104.
Chicago	ÇİÇEK NİYAZİ Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. (2011): 87 - 104.
MLA	ÇİÇEK NİYAZİ Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. , 2011, ss.87 - 104.
AMA	ÇİÇEK N Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. . 2011; 87 - 104.
Vancouver	ÇİÇEK N Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. . 2011; 87 - 104.
IEEE	ÇİÇEK N "Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme." , ss.87 - 104, 2011.
ISNAD	ÇİÇEK, NİYAZİ. "Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme". (2011), 87-104.

APA	ÇİÇEK N (2011). Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası, 12(1), 87 - 104.
Chicago	ÇİÇEK NİYAZİ Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası 12, no.1 (2011): 87 - 104.
MLA	ÇİÇEK NİYAZİ Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası, vol.12, no.1, 2011, ss.87 - 104.
AMA	ÇİÇEK N Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası. 2011; 12(1): 87 - 104.
Vancouver	ÇİÇEK N Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası. 2011; 12(1): 87 - 104.
IEEE	ÇİÇEK N "Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme." Bilgi Dünyası, 12, ss.87 - 104, 2011.
ISNAD	ÇİÇEK, NİYAZİ. "Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye’deki uygulamalar ışığında bir inceleme". Bilgi Dünyası 12/1 (2011), 87-104.