TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği

Eroğlu, Şahika; KÜLCÜ, Özgür

TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği

Şahika EROĞLU, (Arş. Gör., Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Beytepe-Ankara.)

Özgür KÜLCÜ (Doç. Dr., Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Beytepe-Ankara.)

Bilgi Dünyası

31 9

Yıl: 2014 Cilt: 15 Sayı: 2 Sayfa Aralığı: 327 - 352 Metin Dili: Türkçe İndeks Tarihi: 29-07-2022

TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği

Öz:

Bilişim teknolojileri birçok alanda olduğu gibi kamu hizmetlerinin yapılandırılmasında ve vatandaş devlet ilişkilerinde de çeşitli değişimlere yol açmıştır. Bu kapsamda kurum hizmetlerinde kullanılan kurumsal bilgi sistemleri temel olarak elektronik belge yönetimi uygulamalarına dayanmaktadır. Çalışmada; belge yönetimi, kurumsal bilgi sistemleri ve elektronik belge yönetimi kapsamında ulusal mevzuat ve standartlar analiz edilerek- TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standardına dayanılarak geliştirilen bir değerlendirme aracıyla kurumların elektronik belge yönetimi programları için sistem gereksinimlerinin neler olduğu ve standarda uygunluk durumları belirlenmesi hedeflenmiştir. Bu noktadan hareketle TS 13298 standardı kapsamında geliştirilen ve 40 maddeden oluşan değerlendirme aracı, örnek bir uygulama olarak elektronik belge yönetimi uygulamalarının yoğunlukla gerçekleştirildiği İçişleri Bakanlığında uygulanmış ve söz konusu Bakanlığın elektronik belge yönetimi programının iyileştirilmesi gereken noktaları ve standarda uygunluk durumu analiz edilmiştir

Anahtar Kelime:

Konular: Bilgi, Belge Yönetimi Bilgisayar Bilimleri, Bilgi Sistemleri

The Evaluation of Enterprise Information Systems and Electronic Records Management Standards within the scope of TS 13298: A Case of the Ministry of Internal Affairs

Öz:

As in many areas IT Technologies has led to various changes for the implementation of public services and relationships between the citizen and governments In this context, enterprise information systems used in enterprise services is mainly based on electronic document management applications. Document management, enterprise information systems, electronic document management and standards are analyzed under the national legislations in this study. In this respect, main aim of the study is to determining system requirements for electronic document management program in institutions and their suitability for TS13298 standard via an assessment tool developed in accordance to TS13298 Electronic Document Management Standard. From this point the assessment tool developed within the standart of TS13298 and consists of 40 items, applied at the Ministry of Interior Affairs that was carried out an intensity application example of the implementation of electronic document management. In the end of the study, required improvements of the electronic document management systems implemented in the organization and its compliance level are reported

Anahtar Kelime:

Konular: Bilgi, Belge Yönetimi Bilgisayar Bilimleri, Bilgi Sistemleri

Belge Türü: Makale Makale Türü: Araştırma Makalesi Erişim Türü: Erişime Açık

Barutçugil, İ. (2002). Bilgi yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık.
Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (2003). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25269, 24 Ekim 2003.
Civelek, D. Y. ve Turan, H. K. (2010). Kurumlar arası e-yazışma çalışma raporu: 1. Ankara: Devlet Planlama Teşkilatı.
Davenport, T. (1998). Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, 76(4), 121-131.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). T.C.Resmi Gazete, Sayı: 19816. 11 Mart 2013 tarihinde http://www.mevzuat.gov.tr adresinden erişilmiştir.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (2001). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001: 95- 100.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (2005). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25735, 22 Şubat 2005: 95- 100.
Elektronik Belge Standartları (2008). T.C. Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 2008/16. 11. Mart 2013
tarihinde http://www.basbakanlik.gov.tr/genelge_pdf/2008/2008-0010- 006-08467.pdf adresinden erişildi.
Electronic Records Management Handbook (2002, February). 7 Aralık 2012 tarihinde Department of General Services State of California Web sayfasından erişildi: http://www.documents.dgs. ca.gov/osp/recs/ermhbkall.pdf.
Eroğlu, Ş. ve Külcü, Ö. (2013) e-Devlet Kapsamında Kurumsal Bilgi Sistemlerinin Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 14(2), 329-357.
Freedman, E. (2005). The paperless office: Real or legend? Freedman Consulting Inc. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (v.2.0) Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12.
Kaya, H. (2008). Kamu ve özel sektör kuruluşlarının örgütsel kültürünün analizi ve kurum kültürünün çalışanların örgütsel bağlılığına etkisi: Görgül bir araştırma. Maliye Dergisi, 155, 120.
Külcü, Ö. (2007, 8-10 Kasım). Değişen koşullarda belge yönetimi çalışmaları ve uluslararası uygulamalar. XII. Türkiye’de İnternet Konferansı’nda sunulan bildiri. 19 Aralık 2012 tarihinde http://inet tr.org.tr/inetconf12/kitap/Bildiriler/11_22_ inet07.pdf adresinden erişildi
National Archives of Australia NAA (2004). Digital recordkeeping, guidelines for creating, managing and preserving digital records. 12 Aralık 2012 tarihinde http://www.naa.gov.au/records-management/agency/digital/index.aspx adresinden erişildi.
NHS National Library for Health (2005). ABC of knowledge management. 9 Ekim 2012 tarihinde http://www.fao.org/fileadmin/user_upload/knowledge/docs/ABC_of_KM.pdf adresinden erişildi.
Odabaş, H. ve Polat, C. (2008). E-devlet bilişim sistemlerinde kurumsal bilgi ve belge yönetimi. E. Bilar ve Y. Ekinci (Yay. Haz.), Balkan Ülkeleri Kütüphaneler Arası Bilgi-Belge Yönetimi ve İşbirliği Sempozyumu: 5-7 Haziran 2008 Edirne içinde (ss. 236-246). Edirne: Trakya Üniversitesi.
Önaçan, M. B. K., Medeni, T.D. ve Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85.
Özdemirci, F. (1999). Arşivlerimizin kurumsal yapılanma gereksinimleri. Özlem Bayram...ve başkaları (Yay. Haz.), Bilginin serüveni: Dünü, bugünü, yarını: Türk Kütüphaneciler Derneği’nin Kurulusunun 50. Yılı Uluslararası Sempozyum Bildirileri 17-21 Kasım 1999, Ankara içinde (ss.366- 383). Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği.
Özdemirci, F. ve Aydın, C. (2007). Kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi yönetimi. Türk Kütüphaneciliği 21(2) 164-185.
Penn, I. A., Mordel, A. ve Pennix, G. (1994). Record management handbook. Gower: Kelvin Smith. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (2004). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25658.
Schein, E., H. (2006). Organisational culture and leadership. San Francisco: John Wiley and Sons. Syed-Ikhsan, S. O. S. ve Rowland, F. (2004). Knowledge management in a public organization: A study on the relationship between organizational elements and the performance of knowledge transfer. Journal of Knowledge Management, 8(2), 95- 111.
The Economist Intelligence Unit (2008). The future of enterprise information governance. A report from the Economist intelligence unit. 8 Ekim 2012 tarihinde EMC Web sayfasından erişildi: http://www.emc.com/collateral/analyst- reports/economist-intell-unitinfo-governence.pdf
TS 13298. (2009). Elektronik belge yönetimi. Ankara: Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas Grubu Türk Standartları Enstitüsü.
Yao, L. J., Kam, T. H. Y. ve Chan, S. H. (2007). Knowledge sharing in Asian public administration sector: The case of Hong Kong. Journal of Enterprise Information Management, 20(1), 51-69.
Yıldırım, M. (2010). Kamu yönetiminde bilgi yönetiminin gerekliliği üzerine bir inceleme. Uluslararası İnsan Bilimleri Dergisi, 7(1). 1 Aralık 2012 tarihinde http://www.insanbilimleri.com adresinden erişildi.
Yılmaz, M. (2012). TS 13298 standardı ışığında elektronik belge yönetim sistemleri. Türk Standartları Enstitüsü, Ankara. 19 Aralık 2012 tarihinde http://ab.org.tr/ab13/bildiri/71.pdf adresinden erişildi.

APA	Eroğlu Ş, KÜLCÜ Ö (2014). TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. , 327 - 352.
Chicago	Eroğlu Şahika,KÜLCÜ Özgür TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. (2014): 327 - 352.
MLA	Eroğlu Şahika,KÜLCÜ Özgür TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. , 2014, ss.327 - 352.
AMA	Eroğlu Ş,KÜLCÜ Ö TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. . 2014; 327 - 352.
Vancouver	Eroğlu Ş,KÜLCÜ Ö TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. . 2014; 327 - 352.
IEEE	Eroğlu Ş,KÜLCÜ Ö "TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği." , ss.327 - 352, 2014.
ISNAD	Eroğlu, Şahika - KÜLCÜ, Özgür. "TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği". (2014), 327-352.

APA	Eroğlu Ş, KÜLCÜ Ö (2014). TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, 15(2), 327 - 352.
Chicago	Eroğlu Şahika,KÜLCÜ Özgür TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası 15, no.2 (2014): 327 - 352.
MLA	Eroğlu Şahika,KÜLCÜ Özgür TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası, vol.15, no.2, 2014, ss.327 - 352.
AMA	Eroğlu Ş,KÜLCÜ Ö TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası. 2014; 15(2): 327 - 352.
Vancouver	Eroğlu Ş,KÜLCÜ Ö TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği. Bilgi Dünyası. 2014; 15(2): 327 - 352.
IEEE	Eroğlu Ş,KÜLCÜ Ö "TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği." Bilgi Dünyası, 15, ss.327 - 352, 2014.
ISNAD	Eroğlu, Şahika - KÜLCÜ, Özgür. "TS 13298 Çerçevesinde Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının Değerlendirilmesi: İçişleri Bakanlığı Örneği". Bilgi Dünyası 15/2 (2014), 327-352.